Tagarchief: Stuurgroep

Ruimte voor een programma

Gisteren een levendige en leerzame bijeenkomst bijgewoond over de bescherming en ontwikkeling van rivieroevers.

Je praat hier over een mogelijk programma van een waterschap, tien gemeenten, een provincie en rijkswaterstaat. Mij viel in de eerste plaats op hoe groot de ruimte is om van deze opgave een programma te maken. Of je dat uiteindelijk doet is afhankelijk van de wensen van alle participanten. Lees verder Ruimte voor een programma

De externe projectleider

“Help, ik heb een projectleider van een extern bureau. Hoe stuur ik deze aan?” Deze vraag van een programmamanager, die ik vorige week kreeg, is niet de eerste die ik op dit gebied heb gehoord. In dit geval was het zo dat de eigen organisatie niet voldoende kwaliteit in huis had om zelf voor een projectmanager te zorgen: dus iemand ingehuurd.

Projectplan als basis nieuw contract

Er zijn twee varianten. Of de programmamanager gaat als opdrachtgever functioneren of een lijnmanager doet dat.

In beide gevallen laat de nieuwe opdrachtgever de externe projectleider een projectplan schrijven en dit in nauw overleg met de lijnmanagers of programmamanager vaststellen. Daarbij moet het belang van de lijnmanagers zwaar wegen, omdat het resultaat van het project uiteindelijk bedoeld is voor diezelfde lijnorganisatie.

Het officiële contract voor de inhuur van de externe projectleider regelt de verhouding tussen twee organisaties, maar de nieuwe opdrachtgever doet er goed aan de betreffende projectleider via het projectplan te hercontracteren. Daarmee krijgt hij de operationele leiding over de projectleider. Dat is verre te prefereren boven de situatie dat het bureau zelf de opdrachtgever speelt of de algemeen directeur die gecontracteerd heeft: de eerste kan de belangen van de gebruiker nooit behartigen en voor de laatste is de klus veel te operationeel.

Helemaal bont maakt een organisatie het als de directeur van de projectleider zitting neemt in de eventuele stuurgroep. Conform de richtlijnen van Prince2 moet dat, maar een dienstverlener die de eigen opdracht mede aanstuurt is nu precies wat niet moet. Iets met de slager en zijn eigen vlees toch?. Was dat niet één van de lessen van de commissie-Elias?

Stuurgroep heft zichzelf op

Vandaag heb ik tijdens een seminar van klimaat coördinatoren een frappant, maar waar gebeurd verhaal gehoord. In een gemeente heeft de stuurgroep van een programma zichzelf opgeheven. Een merkwaardige gang van zaken. De stuurgroep bestond uit twee directeuren en een wethouder. De programma coördinator had de groep ingericht om de besluitvorming rond het programma te garanderen alsmede de voortgang te bewaken.

Lees verder Stuurgroep heft zichzelf op

Taal in programma’s

Als je een rondgang langs een willekeurig aantal programmamanagers maakt, kan je altijd te horen krijgen krijgen dat het erom gaat om duidelijke rollen, taken, bevoegdheden en procedures vast te leggen. En als je dan zo’n lijstje van taken in handen krijgt, staan daar de volgende zaken op: borgen van projecten, ondersteunen van de uitvoering, afstemmen, implementeren van projecten, ontwikkelen van visies etc. 

Lees verder Taal in programma’s

Sturen of coördineren?

Energiek ging de stuurgroep aan de slag met programmatisch werken. Dat zou de problemen die de betrokken organisaties nu ervaren van verkokering, blikvernauwing en weinig samenwerking een halt gaan toeroepen. Samenwerken aan doelen was het mantra van de betrokken leidinggevenden. De inmiddels aangestelde programmamanager schreef ook op dat in het programma gestuurd zou gaan worden. Dat zou betekenen dat de stuurgroep beslissingen zou nemen in de trant van welke projecten bijgesteld zouden worden. De leden van de stuurgroep waren er als de kippen bij om dat woord “sturen” te vervangen door “coördineren”.

Lees verder Sturen of coördineren?

Meer dan twee salarisschalen

In Amsterdam is de Programma Societeit Amsterdam opgericht. Dit is een groep van ongeveer 30 programmanagers in overheidsdienst die in het Amsterdamse regelmatig bijkomen om over het vak ervaringen uit te wisselen. Ik had het genoegen met deze nieuwe groep vakgenoten van gedachten te wisselen over de hoofdkenmerken van programma’s.

Lees verder Meer dan twee salarisschalen

Een gebruiker is geen opdrachtgever

Het IPMA congres van 16 november ging over de rol van de opdrachtgever. Ter gelegenheid daarvan is een zeer aanbevelenswaardige special van Projectie uitgegeven. Een opvallende passage: “toekomstige gebruikers hebben de neiging zich als opdrachtgever te gedragen”. En dan de aanbeveling: “Zorg ervoor dat de gebruikers vertegenwoordigd worden in de stuurgroep, maar laat ze zich niet met de business case bemoeien.”

Lees verder Een gebruiker is geen opdrachtgever